Agent ou agente de bureau

Du 13-11-2024 au 27-11-2024
 

Service des finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques  

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité :            D.E.P. en comptabilité ou l'équivalent
Expérience :       
Autres :               Logiciels: Word, Excel, Outlook 

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance, Explo

La personne occupant ce poste aura à répondre à la clientèle des diverses unités administratives sur le campus afin d’assurer le respect et l’application des règles financières de l’UL.

Tâches principales : 

• Assurer un service à la clientèle auprès des unités pour les activités relevant de son secteur;
• Comprendre le contexte des demandes liées aux formulaires de dépenses sur la gestion des voyages, de frais de réception et de représentation et répondre aux demandes des unités en respect des règles financières;  
• Valider l’admissibilité de dépenses;
• Expliquer les règles financières aux unités administratives;
• Approuver une partie des transactions comptables nécessitant un traitement comptable et/ou financier particulier dans le respect des délais et règlements de l’UL;
• Effectuer le suivi des avances de voyage et en produire la conciliation mensuelle;
• Collaborer à la production d’une reddition financière annuelle;
• Effectuer des conciliations de comptes comptables;
• Guider et orienter les unités relativement à l’obtention et l’utilisation des cartes de crédit corporatives de l’organisation (processus, admissibilité de dépenses, respect des règles);
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.