Agent ou agente de bureau

Du 09-07-2024 au 23-07-2024
 

Faculté des lettres et des sciences humaines
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques  

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité :            D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :        
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

Le Centre multifacultaire d’examens avec mesures d’accommodement (CMEMA) s’inscrit dans la volonté de cinq facultés (la Faculté de droit (FD), de lettres et sciences humaines (FLSH), de sciences sociales (FSS), de philosophie (FP), de théologie et sciences religieuses (FTSR)) de mutualiser les ressources humaines, financières, et matérielles nécessaires pour planifier, organiser et contrôler les activités permettant la dispensation d’examens avec mesures d’accommodement pour les personnes étudiantes en situation de handicap.  

La personne sélectionnée intégrera ainsi un tout nouveau centre de services partagés et contribuera au maintien d’une offre de service de qualité auprès des personnes étudiantes en situation de handicap bénéficiant de mesures d’accommodements scolaires. 

Tâches et responsabilités: 

Gestion des demandes d’accommodement pour les examens :

• Recueillir les copies électroniques d’examen auprès des départements et écoles concernés.
• Imprimer les copies d’examen ou les mettre sur une clé USB. 
• Préparer les enveloppes pour le personnel surveillant ainsi que les ordinateurs portables servant aux examens dans les locaux hors du Centre. 
• Etc.

Activités de surveillances d’EMA :

• Participer au processus d’embauche et d’affectation du personnel surveillant (Déterminer le nombre requis de personnes surveillantes, constituer et mettre à jour la banque de surveillants.es, valider l’admissibilité des personnes ayant démontré leur intérêt pour la surveillance, etc.)
• Etc.

Service à la clientèle et liaison avec les services institutionnels :

• Accueillir le personnel surveillant et la clientèle étudiante se présentant au Centre; répondre aux questions (courriels, appels téléphoniques, visites) et référer aux personnes-ressources, le cas échéant.
• Etc.

Activités structurantes du projet pilote :

• Recueillir et tenir à jour l’information permettant de planifier et contrôler les ressources matérielles, humaines et financières nécessaires au bon déroulement du projet pilote;
• Participer à l’élaboration du calendrier des activités administratives du Centre; 
• Etc.

*Le travail est en présentiel

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.