Agent ou agente de secrétariat

Du 07-10-2024 au 20-10-2024
 

Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances
Direction des affaires professorales et académiques 
Pavillon Jean-Charles Bonenfant
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 6 mois en application et/ou interprétation de conventions collectives).
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook
                           Une bonne connaissance de l'anglais est exigée

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés: PeopleSoft finances et RH, Adobe Acrobat Pro

Relevant de la Direction des affaires professorales et académiques (DAPA), le rôle de la personne sera de soutenir et d’appuyer les membres du corps professoral dans les procédures administratives liées au début de leur carrière, de l’embauche à l’agrégation. Elle devra, notamment, répondre aux questions relevant de la DAPA, diriger et accompagner les professeures et professeurs dans leurs contacts avec les autres équipes du VRRHF, les Vice-rectorats et les services de l’Université Laval. Elle leur fournira les informations pertinentes, planifiera des rencontres ou les mettra en contact avec les personnes pouvant répondre à leurs besoins. 

Plus particulièrement, la personne :

• Reçoit et répond aux questions des nouvelles et nouveaux professeurs sur tout sujet les concernant en lien avec leur statut; 
• Fait les démarches nécessaires pour trouver les réponses et s’assurer de la l’exactitude de ces dernières, les diffuse, les explique et réfère les problèmes exceptionnels ou complexes ;
• Oriente les nouvelles et nouveaux professeurs vers les différents services de l’université pouvant les soutenir et, au besoin, organise des rencontres entre le personnel et les professeures et professeurs;
• Valide la conformité des lettres produites pour les offres d’engagement et promesses d’embauche du corps professoral;
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que les journées d’accueil des nouveaux professeurs et des nouvelles professeures. Fait les convocations, les réservations de salles, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances;
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.