Agent ou agente de secrétariat

Du 23-12-2024 au 12-01-2025
 

Faculté de médecine
Gestion départementale - Départements cliniques
Pavillon Ferdinand-Vandry
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

1. Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.

   2. Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.

   3. Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.

   4. Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.

   5. Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.

   6. Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.

   7. Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.

   
   Note
   Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :          D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience :    Cinq (5) années d’expérience pertinente dont une (1) année ferme en gestion des études ou avoir effectué les activités d’apprentissage déterminées à cette fin.
Autres :              Logiciels: Word, Excel, Powerpoint    

*Puisque ce concours a débuté avant le 11 novembre 2024, les exigences de la description en vigueur à ce moment seront applicables.

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés: Office 365, Intranet, Adobe Acrobat Pro, LimeSurvey, Team. Zoom.

Sous la supervision de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire du poste assure un support administratif aux directeurs ou directrices de départements cliniques et au personnel enseignant. Elle assure le suivi des dossiers, de la correspondance et de la gestion des documents des départements. 

Tâches et responsabilités

• Assure la logistique des événements de la direction départementale (réservation de salles, commande aux traiteurs, avis de convocation, compilation des participants, équipements, demande d’accréditation, etc.);
• Assiste aux réunions et prend les notes au besoin. Rédige les procès-verbaux et comptes rendus et assure le suivi des réunions;
• Assure le suivi des processus de nomination et promotion des professeurs ou professeures; 
• Fait la mise en page, la correction et la mise à jour des rapports d’évaluation des professeurs ou professeures et leurs dossiers de demandes de nomination et de promotion;
• Assure la mise en ligne de bulletins électroniques;
• Collabore à l’organisation du programme de reconnaissance aux professeurs ou professeures, tel que des prix à l’enseignement;
• Assure le suivi des rapports d’activités, les charges de travail et les tableaux des vacances du personnel enseignant;
• Effectue toute correspondance demandée par les directeurs ou directrices du département, les responsables de divisions ou de comités du département (usage du dictaphone).

Atout: Connaissance en transcription de documents électroniques.
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.