Agent ou agente de bureau

Du 10-12-2024 au 06-01-2025
 

Faculté des études supérieures et postdoctorales
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques  

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité :            D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :        
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook 

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

L'agente ou agent de bureau est appelé à apporter un soutien administratif à différents processus institutionnels de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) essentiels à sa prestation de services auprès des clientèles étudiantes. 

De manière plus particulière, elle ou il se joindra à l’équipe du secteur responsable de l'évaluation des mémoires et thèses et collaborera à la réalisation des activités courantes requises pour assurer le traitement des dossiers d'évaluation, dans le respect des standards et délais applicables. En fonction des besoins et des volumes, l'agente ou l'agent de bureau appuiera l'équipe dans les opérations régulières en prenant à sa charge, en partie ou en totalité, la responsabilité du cheminement de dossiers d'évaluation dans le respect des normes, standards et délais applicables. 

Tâches et responsabilités:

• La création des dossiers d’évaluation, sur réception des demandes des étudiants
• La validation de la conformité des pièces et renseignements fournis et le respect du cadre réglementaire applicable
• Les communications avec les intervenants concernés en faculté ou dans les établissements partenaires (personnel en gestion des études, direction de programme, examinateurs internes et externes, etc.)
• La saisie des informations requises dans le système de gestion des études
• L’identification et la mise en application des sous-processus adéquats en fonction de la sanction du jury
• L’identification des dossiers problématiques nécessitant une intervention à un plus haut niveau 
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.