Agent ou agente de gestion des études

Du 12-12-2024 au 05-01-2025
 

Faculté de médecine
Vice-décanat aux études
Pavillon Ferdinand-Vandry
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Affectation ou contrat temporaire cyclique
Du 6 janvier 2025 à la mi-mai 2025 et de la mi-août 2025 au 31 janvier 2026

Durée de la période d'essai
2 mois
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

1. Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.

   2. Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.

   3. Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.

   4. Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.

   5. Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.

   6. Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.

   7. Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.

   
   Note
   Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :          D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience :  
Autres :            Logiciels: Word, Excel, Outlook    

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels: Banner, Capsule

La personne qui occupe cette fonction assume un ensemble de fonctions qui visent à assurer le cheminement des dossiers des étudiants et à répondre aux demandes d’information. Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études aux trois cycles au Vice-décanat aux études (VDE) de la Faculté de médecine, soit les programmes de baccalauréat, de certificat, de microprogramme, de DESS, de maîtrise et de doctorat liés au domaine des sciences de la santé, tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus. L'agent ou l'agente à la gestion des études agit en étroite collaboration avec les conseillers et conseillères en gestion des études et travaille sous la supervision de la directrice à la gestion des études.

Tâches et responsabilités:

• Assure les personnalisations au dossier de l’étudiant et la gestion des équivalences;
• Assure le suivi du processus de l’admission;
• Travaille en collaboration avec l’équipe de gestion des études et les directeurs de programmes concernés;
• Supporte la préparation et la gestion des examens;
• Supporte la coordination du dossier des étudiants en accommodement;
• Accueille et redirige, au besoin, des visiteurs du vice-décanat, répond aux demandes d'information et donne des renseignements relatifs aux règlements des études;
• Guide les étudiants vers les bonnes ressources;
• Informe et accompagne les directeurs de recherche et les étudiants dans les différentes démarches liées aux études;
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.