Agent ou agente de secrétariat

Du 20-12-2024 au 08-01-2025
 

Faculté des sciences de l'éducation
Vice-décanant aux études
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :              Logiciels: Word, Excel, Outlook           

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés: Explo, Peoplesoft finance et RH, Constellio, Teams, Powerpoint.

¿Le rôle principal de cette fonction consiste à apporter les soutiens administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation des activités du vice-décanat aux études. Relevant de la vice-doyenne aux études, cette personne assure la gestion des agendas, des réunions et des documents découlant des engagements et initiatives de la vice-doyenne. Cette personne apporte également un soutien secrétarial ponctuel à la gestion des études et aux directions de programme qui sont sous la responsabilité du vice-décanat aux études. Finalement, elle collabore régulièrement avec les agentes de secrétariat du décanat et du vice-décanat à la recherche et avec les agentes de recherche et de planification de la Faculté. 

Principales tâches:

• Accomplit les tâches de secrétariat sous la responsabilité du vice-décanat aux études. Anticipe et prévient les besoins, comme le rappel des échéances et le suivi de procédures administratives. Tient l’agenda, traite les communications et transmet les besoins.  
• Soutient la planification et l’organisation des différentes rencontres de travail, notamment les tables de coordination des programmes de premier cycle et de coordination des programmes de formation à l’enseignement et des programmes aux cycles supérieurs. Convoque les membres, assure les suivis, prépare l’ordre du jour et les dossiers nécessaires, saisit et transcrit les procès-verbaux pour transmission dans le respect des échéances.
• Administre la boite courriel du vice-décanat aux études, procède à l'archivage et au classement des dossiers et documents sur le serveur facultaire et sur Constellio. 
• Rédige des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
• Voit à la planification et à la coordination des passations du TECFÉE dans le respect des échéances, des règles en vigueur et en collaboration avec l’équipe du CSRT. Envoie les convocations aux personnes admissibles, réserve les salles, fait les suivis au CÉFRANC, transmet les demandes d’accommodations scolaires ou les demandes de transfuges dans les autres universités. 
• Assure la gestion et la transmission de toutes les situations relatives au non-respect de l’intégrité intellectuelle auprès de la personne commissaire. Assure les suivis auprès des corps enseignant et professoral.  
• Apporte un soutien au Centre de développement des compétences langagières et aux réunions du Comité conseil sur le développement des compétences langagières. 
• Apporte un soutien à l’organisation d’événements facultaires ou émanant du vice-décanat. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. 
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.