Agent ou agente de secrétariat

Du 21-01-2025 au 28-01-2025
 

Faculté des sciences et de génie
Pavillon Adrien-Pouliot
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :              Une bonne connaissance de l'anglais est exigée   

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Logiciels utilisés : Suite Office, PeopleSoft finances, Explo, MRL, Wix

Relevant de la direction de la Chaire de recherche Agnico Eagle-Eldorado Gold Québec en exploration minérale et du Centre de recherche en géologie et ingénierie des ressources minérales (E4m), la personne titulaire de ce poste aura à assister les directions de la Chaire et du Centre dans la réalisation d’opérations administratives liées aux projets de recherche au sein d’équipes dynamiques. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec le titulaire de la Chaire, le directeur du centre E4m, les responsables administratifs et les membres de la Faculté des sciences et de génie. 

Tâches et responsabilités :

• Anticiper et répondre aux besoins des gestionnaires qu’elle assiste (par exemple : rappeler les échéanciers, coordonner les rencontres et activités, suivi des dossiers prioritaires). Régler un grand nombre de détails administratifs, discerner ce qui doit être porté à leur attention.
• Assumer la responsabilité des tâches de secrétariat sous sa responsabilité 
  • Planifier et organiser les rencontres (sondages Doodle, réservation de salles, commande de boîtes à lunch, reprographie, etc.).
  • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et s’assurer de la transmission des documents pertinents.
  • Rédiger les procès-verbaux et assurer leurs diffusion et archivage.
• Tenir à jour la comptabilité des différentes subventions de recherche. 
  • Soutenir les professeurs dans la planification financière des subventions et leur utilisation optimale.
  • Tenir à jour les informations financières à l’aide des outils institutionnels, effectuer des extractions de données, des vérifications et des conciliations nécessaires pour produire des rapports financiers précis.
  • Compléter et transmettre des formulaires financiers (demandes d’achat, facturation, etc.) dans les délais requis.
• Assumer le volet logistique des préparations d’offre de bourses, de sélection des candidatures auprès des comités d’évaluation, faire le suivi administratif de l’octroi des bourses par la suite.
• Tenir à jour les bases de données liées aux inventaires, partenaires, membres, étudiants, et produire des tableaux synthèses au besoin.
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.