Agent ou agente de secrétariat

Du 22-01-2025 au 29-01-2025
 

Faculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design
Centre de recherche en aménagement et développement (CRAD) 
Pavillon Félix-Antoine-Savard
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente 
Autres :               Logiciels: Word, Excel, Outlook Powerpoint        

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance, Explo, Capsule, MRL
 

La Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD) est composée de quatre écoles réparties sur différents lieux physiques soit l’Édifice du Boulevard, l’Édifice de la Fabrique, l’Édifice du Vieux-Séminaire et le Campus de l’université Laval. Cette personne sera physiquement au Pavillon Félix-Antoine Savard au sein de l’équipe de proximité soutenant le Centre de recherche en aménagement et développement (CRAD) ainsi que l’École supérieure d’aménagement du territoire et de développement régional (ESAD).

Le CRAD comprend des chercheurs associés aux disciplines du projet (architecture, design, aménagement), en sciences humaines et sociales, en sciences naturelles et en sciences de la santé ; les 28 chercheurs membres proviennent de neuf départements appartenant à cinq facultés, ce qui implique pour la personne qui occupera le poste d’agent de secrétariat de maîtriser ces différentes cultures de recherche mais aussi les particularités liées aux différents organismes subventionnaires et leurs règles de gestion. Les fonds de recherche des membres du CRAD totalisent annuellement près de 2,5M$ répartis dans près d’une centaine de projets. À cela s’ajoutent 18 chercheurs associés, 14 professionnels de recherche et un bassin d’environ 85 étudiants à la maîtrise et au doctorat.

Relevant de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire de ce poste soutient la direction du CRAD et participe au soutien administratif de toutes les écoles et unités facultaires, et ce, en réalisant les tâches administratives afin d’assurer la qualité et la continuité des services. Elle s’ajoute à l’équipe des agentes et agents de secrétariat en soutien aux écoles et à la direction et avec lesquelles elle aura à travailler en collaboration.

Tâches et responsabilités :

• Tient à jour la comptabilité générale du centre de recherche ainsi que celles spécifiques aux différents fonds de recherche des chercheurs réguliers et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. 
• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires annuelles et au détail des différents comptes pour le centre de recherche et assure un suivi des attributions accordés par le réseau stratégique financé par les Fonds de recherche du Québec Société et Culture (FRQSC) Villes Région Monde, dont le CRAD est un des partenaires principaux avec l’Institut national de la recherche (INRS). Prépare des rapports-synthèses.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité relative à la gestion administrative du centre de recherche. 
• Anticipe et prévient les besoins de la direction du centre de recherche, ainsi que des professeurs, des professionnels et étudiants chercheurs membres du centre tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs ; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. 
• Peut agir en soutien à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Peut aussi agir en soutien pour les convocations, les réservations de salles, de chambres, et pour la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. 
• Effectue la saisie de rapports de voyage, avances de voyage, demandes de paiement, demandes d’achat, factures internes et externes, virements de dépenses et toutes autres opérations financières courantes.
• Assure le suivi et la gestion financière du Centre et des projets de recherche ainsi que le lien avec les services de l’Université.
  Effectue la saisie des bourses, le suivi des dossiers, le programme Études-travail et les renouvellements auprès des chercheurs.
  Saisit les contrats d’embauche du personnel enseignant et étudiant et le personnel administratif et ce en respect avec les règles des conventions collectives. Apporte un soutien au processus d’accueil du personnel.
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.