Secrétaire de la vice-rectrice adjointe VREAE

Du 13-02-2025 au 27-02-2025
 

Rectorat
Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal 

Rattachée au Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes, la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité des tâches de secrétariat de la vice-rectrice adjointe aux études et aux affaires étudiantes. 

Attributions caractéristiques 

• Assister la vice-rectrice adjointe dans la gestion courante de ses dossiers; 
• Assister l'adjointe à la vice-rectrice et directrice du Bureau de la qualité des programmes dans la préparation et le suivi des dossiers relatifs à l'évaluation périodique des programmes; 
• Filtrer les appels et les courriels et faire les suivis requis; 
• Gérer l'agenda et planifier diverses rencontres pour la vice-rectrice adjointe et l'adjointe à la vice-rectrice; 
• Rédiger des projets de fiches pour présentation aux instances (Conseil universitaire, Comité exécutif et Conseil d’administration) ainsi qu’au Comité de direction (CODIR); 
• Répondre quotidiennement aux demandes d'information générale, aux invitations et demandes de représentation, en respectant la planification de l'agenda; 
• Procéder à de nombreux suivis très rigoureux pour les dossiers en cours et en attente tout en respectant les échéances; 
• Effectuer la révision linguistique et la mise en page de divers documents; 
• Voir à l'organisation des visites d'experts dans le cadre des évaluations périodiques de programmes (correspondance avec les experts externes, réservation d’hôtel, acheminer les documents pertinents, préparer les rapports de dépenses, etc.); 
• Faire les suivis appropriés (OneNote, Constellio) relatifs à l’évaluation des programmes; 
• Préparer les rapports de dépenses de voyage, demandes de paiement, demandes d’achat, demandes d’honoraires;
• Faire circuler l'information nécessaire au bon fonctionnement du vice-rectorat; 
• Assurer la responsabilité du classement selon les normes d'archivage de l'Université Laval dans Constellio; 
• Être en soutien au personnel professionnel du vice-rectorat, incluant le Bureau de la qualité des programmes, dans leur fonction;
• Collaborer au bon fonctionnement et au déroulement des opérations de l'équipe du secteur;
• Autres tâches connexes. 

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises 

Scolarité:  DEC en technique de coordination du travail de bureau ou l’équivalent 
Expérience:  Cinq (5) années d'expérience pertinente 
Autres logiciels: Word (fonctions avancées), Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, OneNote, PeopleSoft, Constellio
    

Aucune information additionnelle
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.