Agent ou agente de secrétariat

Du 19-03-2025 au 02-04-2025
 

Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :                 

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés : Explo, PeopleSoft finances, Luminate, Netbanx

La Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés (DPRD) est à la recherche d’un agent ou d’une agente de secrétariat pour joindre l’équipe de l’administration.

Sous la supervision du directeur du secteur de l’administration, le ou l’agente de secrétariat apporte un soutien aux processus relatifs à la gestion financière et philanthropique, et ce en collaboration avec l’équipe administrative. 

Plus spécifiquement, son rôle consiste à la planification, la mise en œuvre, la résolution des problèmes et le suivi des activités nécessaires pour accomplir la tâche tout en veillant à respecter les délais et normes de qualité. Cette personne sera appelée à collaborer également avec le département du développement philanthropique afin de bien traduire les besoins.

Principales responsabilités

• Participer à la gestion des différentes boîtes de courriels en lien avec l’administration et la philanthropie.
• Procéder aux demandes d’achats pour l’ensemble du service.
• Soutenir les employés pour les demandes de formations et perfectionnements et tenir à jour le fichier de suivi.
• Effectuer la saisie des dons par chèque, carte de crédit, prélèvement bancaire et virement bancaire.
• Procéder au dépôt des chèques à la Caisse ou auprès du Service des finances.
• Importer les dons de Luminate vers PeopleSoft.
• Effectuer les transactions des dons et des promesses de don par carte de crédit dans Luminate ou Netbanx.
• Émettre les reçus fiscaux et produire les lettres d’annulation.
• Effectuer la mise à jour des retombées des fonds PeopleSot pour affichage sur le Web et joindre les états financiers des fonds
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.