Conseillère ou conseiller en admission

Du 19-03-2025 au 01-04-2025 
 

Faculté de médecine
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
 

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.
 

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Classe 6
Échelle de traitement: 59 536$ à 101 701$
Code du poste: 71354
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat: Contrat jusqu'au 30 avril 2026 avec possibilité de prolongation
 

Conseillère ou conseiller à la gestion des études

Exigences normales

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et trois (3) années d'expérience pertinente.
 

Le mandat du vice-décanat aux études médicales doctorales (VDEMD) est d’assurer la qualité pédagogique et le développement du programme de doctorat en médecine de la Faculté de médecine et ce, sur 3 sites (Québec, Lévis et Rimouski). 

La personne occupant cette fonction participe à la planification, l’organisation et la réalisation du processus d’admission du doctorat en médecine. Elle fournit une expertise-conseil au regard de l’admission au vice-doyen ainsi qu’à la présidente du comité d’admission. La personne participe également aux autres activités reliées à la gestion des études du programme de doctorat en médecine. Elle travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif du VDEMD ainsi qu’avec les autres conseillers et conseillères en gestion des études de la Faculté. Elle pourrait être amenée à participer aux processus d’admission de d’autres programmes de la Faculté. 

Tâches principales :

• Participe à l’analyse des demandes d’admission (plus de 3 000 demandes), effectue les calculs de cotes de rendement selon les normes établies, établit les listes de sélection et transmet les décisions;
• Supervise et coordonne les aspects opérationnels et administratifs liés à la tenue des mini-entrevues multiples (MEM), notamment la gestion des fichiers informatiques, l’administration du serveur de paiement et la transmission des consignes aux étudiants;
• Oriente, accompagne et soutient les étudiants dans leurs démarches liées aux processus d’admission. Analyse et traite les diverses requêtes relatives aux procédures d’admission, aux programmes, aux politiques et réglementations en vigueur ainsi qu’aux services de soutien et d’accompagnement offerts aux étudiants;
• Analyse et résout les problématiques reliées à l'application du Règlement des études ou des normes d’admission et conseille les intervenants facultaires et la clientèle étudiante relativement à leur interprétation;
• Planifie, coordonne et participe à diverses opérations reliées aux processus de gestion des études relevant du Vice-décanat;
• Planifie et coordonne la rédaction des rapports annuels d’admission avec la présidente du comité d’admission et participe à sa présentation au Conseil facultaire ;
• Assure le développement et la mise à jour du matériel d’information en soutien aux activités du programme avec les instances concernées;
• S’assure que les fichiers, systèmes informatisés et outils d’analyse sont à jour et développe des modèles de traitement ou d’exploitation de données; 
• Produit les statistiques et différents rapports requis par l’Université, les organismes gouvernementaux ainsi que par les différentes organisations provinciales, nationales et internationales reliés à l’admission du programme du doctorat en médecine.

Seront considérés comme atouts :

• Compétences en gestion de bases de données complexes et en analyse des données pour produire des rapports et identifier des tendances ;
• Excellentes compétences en communication, écoute active et solides habiletés interpersonnelles pour travailler efficacement en équipe ;
• Forte capacité d’initiative, d’analyse, de priorisation des tâches et de travail autonome, avec un souci de précision et de rigueur ;
• Maîtrise des logiciels, en particulier Excel (fonctionnalités avancées), et excellente connaissance du français et de l’anglais ;
• La connaissance des bases de données Banner et ACU ainsi que des procédures d’admission dans des programmes contingentés.

Particularités du poste :

• Certaines périodes de travail pourraient avoir lieu en dehors des heures ouvrables

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Horaire d’été allégé 
• Horaire flexible de 35h/semaine
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
   

Valorisant l’équité, la diversité et l’excellence, l’Université Laval s’engage fermement à offrir à l’ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d’une culture inclusive. Pour l’Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones  et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d’adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. 
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.

Pour information complémentaire ou si vous souhaitez obtenir des mesures d’adaptation, communiquez avec Éloïse Proulx, eloise.proulx@vrrh.ulaval.ca