Secrétaire de gestion

Du 07-04-2025 au 21-04-2025
 

Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation
Institut sur la nutrition et les aliments fonctionnels (INAF)
Pavillon des services
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'effectuer le suivi de dossiers et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Réalise des activités propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
4. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
5. Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions. Effectue des calculs. Assure le suivi des documents et le respect des échéanciers.
6. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
7. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

L’Institut sur la nutrition et les aliments fonctionnels (INAF) est le plus important regroupement de chercheuses et de chercheurs au Canada dédiés à la recherche et à l’innovation dans le domaine de l’alimentation et la santé. Notre mission? Contribuer à une alimentation durable par de la recherche de pointe; de la formation de personnel hautement qualifié; un transfert des connaissances et des technologies; ainsi que du soutien à l’innovation dans l’industrie et les pratiques professionnelles. Sous la responsabilité de la directrice générale de l’INAF, la personne titulaire du poste agit à titre de secrétaire de gestion pour l’Institut.

Tâches et responsabilités:

• À partir de directives générales, assurer le secrétariat, le suivi des dossiers et le soutien administratif en soutien à l’équipe de direction de l’Institut; Accueillir et rediriger les visiteurs, filtrer les appels téléphoniques et le courrier destinés aux membres des équipes qu'elle dessert; Assurer le suivi de la petite caisse, de la gestion des cartes magnétiques, gestion des clés; Assurer le suivi de demandes courantes telles que : réservations de voitures, hôtels, boîtes à lunch, inscriptions à des associations et autres, réservations et gestion des locaux, gestion des espaces bureaux avec le Comité de locaux, gérer l’inventaire des sarraus et faire la facturation, commandes papier + fournitures de bureau;
• Participer à l’expédition et à la réception des marchandies (Purolator, Globex, Praxair);
• Paiement de factures;
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.