Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 11-04-2025 au 22-04-2025
 

Faculté de médecine
Clinique universitaire de physiothérapie et clinique d'enseignement en orthophonie
École des sciences de la réadaptation
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :            D.E.S.
Expérience :        Trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

Autres logiciels utilisés: Powerpoint, Teams, Medexa

L’agente ou l’agent à l’accueil et à l’information supporte le personnel en service dans le cadre des opérations cliniques et pédagogiques, entre autres, par l’accueil des clientèles et la prise en charge des aspects administratifs et clinico-administratifs des cliniques.

Tâches et responsabilités principales :

• Accueille et oriente la clientèle, procède à leur enregistrement, à la gestion du stationnement, donne les informations pertinentes pour leur rendez-vous;
• Participe aux opérations de la gestion de l’horaire des cliniques. Octroie des rendez-vous et les confirme aux clients selon les directives de gestion administratives et pédagogiques de chaque clinique. Règle les conflits d’horaire et les cas particuliers. Signale toute anomalie ou problématique au superviseur ou à la superviseure de la clinique;
• Ouvre, maintient à jour et ferme les dossiers de la clientèle;
• Assure le relai de l’information et des demandes de renseignement avec les partenaires désignés, selon les modalités prévues par le système de santé ou d’éducation;
• Assure les suivis administratifs liés aux stagiaires (formulaire, clé, accès système informatique);
• S’assure que les locaux et le matériel (ex. : tablettes) soient prêts pour les activités cliniques; 
• Contribue à la collecte et la saisie de données provenant des cliniques universitaires à des fins d’évaluation, de recueil de statistiques, d’amélioration continue et de recherche;
• Participe à la gestion des inventaires et des demandes d’achats.

Particularités:
4 jours en présentiel :
2 jours à la clinique d’enseignement en orthophonie : 383 chemin Sainte-Foy
2 jours à la clinique universitaire de physiothérapie: Faculté de médecine, 1050 avenue de la médecine, Pavillon Ferdinand-Vandry
Une journée en télétravail
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.