Agent ou agente de gestion des études

Du 16-04-2025 au 25-04-2025
 

Faculté des sciences sociales 
École de psychologie
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

1. Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.

   2. Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.

   3. Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.

   4. Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.

   5. Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.

   6. Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.

   7. Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.

   
   Note
   Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :          D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience :    Cinq (5) années d’expérience pertinente dont une (1) année ferme en gestion des études ou avoir effectué les activités d’apprentissage déterminées à cette fin.
Autres :                

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Logiciels utilisés : Suite Office, Outlook, Banner, Capsule, MonPortail

L’École de psychologie de la Faculté des sciences sociales est à la recherche d’une agente ou d’un agent de gestion des études pour réaliser les opérations administratives de ses programmes de 2e et 3e cycles (une maitrise, trois doctorats et un programme d’insertion dans les ordres professionnels). La personne sélectionnée aura pour mandat principal d’effectuer le suivi des différentes étapes du cheminement d’environ 300 étudiants inscrits aux cycles supérieurs. Elle se joindra à une équipe composée d’une agente et d’une conseillère responsable des programmes de 1er cycle et travaillera en étroite collaboration avec le conseiller en gestion des études responsable des cycles supérieurs. 

En complément aux attributions caractéristiques de la fonction la personne aura à: 

• Apporter un soutien administratif auprès des divers intervenants lié à la gestion des études ;
• Effectuer différentes étapes du cheminement de l’étudiant de l’admission à la diplomation (séminaire, dépôt initial de mémoire ou de thèse, soutenance, etc.) ;
• Soutenir les directions de programmes et les comités d’admission en veillant à la constitution du dossier étudiant et s’assurer qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour la mise à jour et le suivi du processus d’admission. Consigner les décisions et les informations nécessaires ;
• Effectuer diverses saisies : inscriptions, modifications de choix de cours, notes de stages, notes de cours, etc. sous approbation de la direction de programme ;
• Préparer et mettre à jour les fichiers informatisés regroupant des informations sur les cheminements des étudiants et divers documents sur le site web de l’École de psychologie ;
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.